Un evento corporativo siempre es una buena forma de comunicar: calidad, transparencia, compromiso, proyección, buenas prácticas, etc. Te damos las claves del éxito.
La necesidad del evento corporativo
En primer lugar, deberás encontrar los verdaderos motivos que impulsan a tu entidad a organizar un evento corporativo ¿cuál es la necesidad? Los dos motivos principales suelen ser, en primer lugar, mejorar las ventas o las relaciones empresariales y, en segundo lugar, aumentar el rendimiento de los trabajadores. El resto de objetivos que puedas pensar acaban relacionándose con estos dos.
Es importante tener claro que el objetivo que mueve a la empresa a realizar el evento corporativo no tiene por qué coincidir con el propio objetivo del evento. Por ejemplo, una compañía de automóviles reúne a expertos de PRL y de movilidad en una conferencia sobre seguridad vial. El objetivo de la conferencia puede ser crear un espacio de discusión sobre la seguridad vial, lanzar mensajes de concienciación a la sociedad, dar a conocer la marca, etc. Sin embargo, detrás de este objetivo se encontrarían las metas de la compañía de automóviles que lo organiza: obtener algún tipo de beneficio en forma de alianzas estratégicas, de publicidad, nuevos acuerdos, etc.
Piensa en un evento que interese a los stakeholders de tu compañía y que pueda tener cierta repercusión comunicativa -ya sea en medios de comunicación o en redes sociales-. Tu evento corporativo tiene que encajar con la estrategia de comunicación general de la empresa, con la marca y las ideas que la estructuran. Por último, elige el formato que mejor encaja con el perfil de la empresa y con el objetivo: conferencia, feria, road show, Family Day, jornada de Team Building, inauguración, rueda de prensa, cena de gala, jornada de puertas abiertas, ceremonia de premios, publicación de un estudio, etc.
Programar y comunicar
Una vez definida la motivación del evento y su formato, queda una larga tarea que será menos ardua cuanto mejor programada esté:
- Elige al equipo de trabajo: selecciona a las personas que trabajarán en este proyecto, intentando que los perfiles sean variados.
- Establece las reuniones: son muy importantes porque son los espacios en los que se ponen en común ideas, avances, problemas y soluciones. Establece una periodicidad de reunión adecuada a la fecha del evento y su magnitud.
- Elige fecha y lugar: estos factores pueden modificarse en función de nuevos condicionantes que vayan surgiendo, pero es importante que queden definidos cuanto antes.
- Diseña la programación: debes fijar metas a corto, medio y largo plazo. Si tienes experiencia en la gestión de equipos sabrás que siempre es mejor poner plazos más ajustados de lo imprescindible para asegurar que se cumplan.
- Elabora una hoja de ruta: trata de trasladar el resumen de cada reunión, la programación y todo lo referente a la organización por escrito y colócalo en un lugar accesible para la consulta.
- Anticipa la logística: desde el minuto uno comenzarán a surgir distintas necesidades. Haz un listado de necesidades, proveedores, plazos, etc.
- Confecciona el presupuesto: probablemente, partirás de un presupuesto inicial. Deberás distribuir las partidas a las diferentes áreas de organización del evento.
- Busca colaboradores: investiga si hay otros actores interesados en participar de algún modo en tu evento. Estos actores pueden ser empresas del mismo sector, entidades que quieran dar difusión a su actividad, organismos públicos que faciliten recursos, etc.
- Comunica el evento: aunque parezca que esta es la fase final del evento, es una de las fases cruciales y determinará en gran medida el éxito o el fracaso de tu evento corporativo. La comunicación del evento comienza en el momento en que la idea toma forma. Explora los canales de comunicación con que cuenta tu entidad: redes sociales, páginas web, listas de correo, medios de comunicación especializados, revistas corporativas, anuncios, etc. Busca siempre la coherencia de evento y marca en el diseño de las estrategia de comunicación del evento.
Por último, cuida los detalles y ¡contagia el entusiasmo a toda la organización!
